Arkivansvaret

I henhold til arkivloven § 6 plikter offentlige organer å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Arkivloven § 2 definerer offentlige organ som statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet. Ifølge proposisjonen til arkivloven er forvaltningsorganer, institusjoner og forvaltningsbedrifter å betrakte som offentlige organer. Offentlige organer skal innrette sine arkiver på en slik måte at de ikke bare dekker det kortsiktige forvaltningsmessige behovet som organet måtte ha, men også det langsiktige samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon. Arkivansvaret innebærer en plikt til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt og til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet. Arkivene skal være tilgjengelige, ikke bare for organet selv, men også for tilsynsorganer, kontroll fra de folkevalgte og innsyn fra offentligheten.

Formål med arkivplanen

Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer.
En arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt.
Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.
Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivloven og forskriftene.
Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivinnholdet
slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll 
med arkivarbeidet.

Arkivplanen er først og fremst et redskap for organet selv. En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske
oppgaver og beregne det fremtidige ressursbehovet. Den vil også være et uvurderlig redskap for dem som skal finne
fram i arkivmaterialet senere.

Et verktøy for internkontroll

Den øverste ledelsen har ansvar for at arkivarbeidet er en del av organets internkontroll. Arkivplanen er et sentralt 
virkemiddel for å sikre god kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen og arkivene. Brukt riktig kan den være et viktig
styringsverktøy, som dokumenterer risikovurderinger og tiltak for å møte risiko.

Interkontrollen skal sikre at organet utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget
og tatt hånd om i tide.

Det innebærer at organet har : 

• oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen
• oversikt over organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
• tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap, ferdigheter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon

Oppdatering av arkivplanen

Det skal finnes rutine for regelmessig oppdatering og ajourføring av arkivplanen.
Ajourføring skal skje minst en gang i året. Det er viktig at arkivplanen regelmessig blir oppdatert i forhold til
den virkelighet som skal beskrives. De arkivplanene som er gått ut av bruk, skal arkiveres.