Kartlegging av dokument- og arkivforvaltning i Østre Toten Kommune -
funn og forslag til tiltak
AUD MARIT WEGGER
APRIL 2018
Hensikten med kartleggingen har vært å fremskaffe et helhetlig bilde
av arkiv- og dokumentforvaltning, status på området, og om
kommunen tenker ‘riktig’, som grunnlag for eventuelle beslutninger om
å gjøre nødvendige tiltak.
u Rapporten dokumenterer funn fra intervjuene og foreslår tiltak i form
av anbefalinger til oppdragsgiver.
Hva dere tenker om digitaliserings
arbeidet som er i gang
u «Tut og kjør på med digitalisering - dette er en spennende brytningstid for kommunen»
u «Vi er endringsvillige men utfordringen er å stå i endring»
u «Bra at vi har noen i kommunen som er pådrivere for digitalisering»
u «Vi trenger å bli pushet men vi trenger også å få tid til å henge med i svingene»
u «Trenger en oversikt over alle initiativene der de er satt inn i en sammenheng og hvor prioriteringene kommer
fram»
u «Skjer mye internt i kommunen –mange prosjekter som ikke lander»
u «Fokus må også være på å skjære ned på antall systemer og i stedet gjenbruke systemer og integrere. Utnyttelsesgraden på mange systemer virker liten»
u «Hvordan samspille for å få gode prosesser bør være fokus ikke bare tre nye systemer ned over hodet»
u Ikke glem de små endringene som kan lette hverdagen vår. Automatisk svar på at søknad er mottatt og automatisk svar på telefon er eksempel på slike»
u «Endringsvillighet og driv i kommunen. Utfordringen er at ting må henge sammen mellom stab/støtte og de andre tjenesteområdene. Kjenner vi utviklingsmålene til hverandre godt nok?»
u «Å ha ledelse på digitalisering i egen enhet er viktig»
u «Enhetene må involveres hvis man skal lykkes med endring»
u «Digitalisering av arbeidsprosesser i stab/støtte må ikke føre til at arbeidsoppgaver flyttes ut til de andre enhetene
og føre til merarbeid»
u «Ikke glem at det handler om involvering, samarbeid, kommunikasjon, læring og erfaringsdeling»
Dokumentforvaltning og
kommunale arkiver
u er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivene skal være innrettet slik at de kan gjøres tilgjengelige for nå- og ettertiden.
u Ifølge Arkivmeldingen - Meld. St. 7(2012-2013) er håndtering av digitale arkiver den største
utfordringen på arkivområdet.
u Helhetlig informasjonsforvaltning
u Fagsystemer og informasjonsarkitektur
u Lovverk
u Informasjonssikkerhet
u Sak og arkivsystemet WebSak
u Bevaring og kassasjon
u Arkivtjenesten
Mange gode initiativer og løsninger innenfor elektronisk informasjons-, dokumentforvaltning og arkivering
men
u fortsatt behov for systematisk og planmessig arbeid på området Tydelig ansvar og mandat må på plass, lovverk og
forretningsmessige behov og krav og kompetanse må ligge til grunn for å utøve en faglig god og dokumentert informasjons- og dokumentforvaltning i hele virksomheten.
handler om å sette organisasjon, informasjons- og dokumentasjonsfaglig kompetanse og relevant teknologi inn i en forretningssammenheng slik at:
u informasjon og dokumentasjon representerer en ressurs
u dokumentasjonskrav og -behov er sikret
u lovkrav etterleves
u saksbehandling, dokumentflyt og arkivforvaltning er effektiv, sporbar og transparent
u kommunikasjon og kunnskapsdeling skjer på tvers i virksomheten
u utnyttelse av ressurser og valgt teknologi og løsninger er optimal
FUNN
Funn
Helhetsansvaret for informasjons- og dokumentforvaltning i Østre Toten kommune mangler.
u Mangler internkontroll for informasjons- og dokument- og arkivforvaltning
u Mangler en samlet beskrivelse av dokumentasjonskrav og lovkrav i prosessene innen hvert
tjenesteområde
u Livssyklus-perspektivet på informasjon og dokumentasjon ikke godt nok ivaretatt
u Roller og ansvar og myndighet er ikke tydelig definert og kommunisert
u Arkivfunksjonen er usikker på sitt mandat/ansvar
u Til dels uklar informasjonsarkitektur som klart definerer hvilke systemer som skal brukes til hva
Tiltak
u Innføre internkontroll for informasjons- og dokumentforvaltning som gir en oversikt over og
setter retning
for
en fremtidsrettet saksbehandling, arkiv- og dokumentforvaltning. Den erstatter den tradisjonelle Arkivplanen.
u Definere og kommunisere hvilket ansvar og myndighet prosess-, informasjon- og systemeiere har og hvordan det skal utøves.
u Tydeliggjøre arkivleders og arkivtjenestens ansvar og mandat. Arkivtjenesten må settes i stand til å ivareta arkivansvaret i hele virksomheten.
Fagsystemer og
informasjonsarkitektur
Funn
Til dels uklart hvordan fagsystemer og arkiv skal samspille og hvilke systemer som skal brukes til hva og hvordan de skal brukes.
u Mangler sikre og effektive samhandlingsløsninger internt som kan erstatte fellesområder og Outlook
u Filserver brukes som samhandlingsverktøy og dokumentlager
u WebSak slik den er innført støtter ikke arbeidsprosessene godt nok for enhetene Bygg og eiendom, Vann og avløp og Plan og næring
u Mangler arkivering av dokumentasjon fra Kvalitetslosen, Prosjektveiviseren, Prosjekthotell
Tiltak
u IKT verktøy og løsninger må innføres slik at de støtter de ulike tjenesteområdenes arbeidsprosesser og muliggjøre dokumentflyt og deling på tvers. Ta hensyn til de ulike behovene hvert tjenesteområde har – arbeidsprosesser, dokumentasjonskrav, lovverk, kompetanse, ressurser, kompleksitet. ‘One size does not fit all’.
u Det må være integrasjoner mellom fagsystemer og arkivkjerne som gjør at dokumentasjon blir fanget i alle virksomhetsprosesser etter felles retningslinjer
u Journalføring og arkiveringsbehovene skal være avklart og ivaretatt før nye løsninger tas i bruk. Alle
systemer med journalfunksjoner skal være dokumentert.
Funn
Mange lover stiller krav til dokumentasjonsplikt, dokumenthåndtering og informasjonssikkerhet i kommunen.
u Mange opplever at ‘unntatt offentlighet’ er vanskelig og savner tydelig praksis for innsyn og
meroffentlighet
Tiltak
u Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjelmet i lov
u Få en tydelig oppfatning og oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder, og hvilke
konsekvenser dette har for informasjons- og dokument- og arkivforvaltningen
u Retningslinjer for hvilken dokumentasjon som er unntatt offentlighet, håndtering av innsynsforespørsler og hensynet til meroffentlighet må utredes
sammen med hvert
tjenesteområde
ihht til gjeldene lover og regelverk
Funn
Mye dokumentasjon i kommunens fagsystemer krever ekstra fokus på informasjonssikkerhet.
u Alle fagsystemer og elektronisk arkiv innenfor Helse sosial og velferd ligger i sikker sone
u «Tilgangsstyring i WebSak er for stram og til hinder for effektiv tilgang til og gjenbruk av dokumentasjon
u Bruk av filserver for lagring og deling av informasjon kan være en sikkerhetsrisiko
u Kommunen har fortsatt noen manuelle rutiner som kan være en sikkerhetsrisiko; utskrift, håndtering av dokumentasjon på papir
u «viktig å øke forståelsen for informasjonssikkerhet og hva det betyr for meg»
u «hva av det vi gjør er mest sikkerhetsutsatt»
Tiltak
u Kommunisere og gjøre kjent mål, strategi og internkontroll for informasjonssikkerhet for alle ansatte i kommunene
u Etablere en «sikkerhetsgruppe» bestående av sikkerhetsansvarlig, prosjektleder for digitalisering, arkivleder og fagpersoner, som kan gjennomføre risikovurderinger av systemer og risikovurdere enkelte prosesser
u Gjennomgå og tilpasse tilgangsstyring i WebSak slik at man oppnår effektive arbeidsprosesser ved at dokumentasjon blir tilgjengelig for de som trenger den
u Skole og barnehage skal bruke WebSak for arkivering. Før innføring av elektroniske elevmapper og barnemapper må det gjennomføres en risikovurdering i samarbeid med enhetene
Funn
WebSak er lite funksjonell slik den er satt opp og støtter ikke arbeidsprosesser og dokumentflyt godt nok.
u Funksjoner som finnes i systemet er ikke tatt i bruk
u Tilgangsstyring er for stram og hindrer effektiv bruk av systemet
u «Kan ikke brukes til å jobbe sammen om utarbeidelse av dokumenter»
u «Største utfordringen er at alle skal kunne ta løsningen i bruk»
u «Lite bruk gjør at brukerterskelen blir veldig høy for meg»
u «Plan og næring blir en er foregangsenhet for bruk av WebSak»
u «Klagesaker dobbeltlagres i fagsystem og i WebSak»
Tiltak
u De forretningsmessige behovene må styre bruk av WebSak. Ta i bruk funksjoner som finnes i systemet og som støtter saksbehandling og arbeidsflyt; godkjenning, stedfortreder, oppfølging av frister, fordelingskurver for ledere, rapporteringsverktøy, statistikk, restanseoppfølging
u Beslutte at WebSak også skal brukes i ‘internforvaltningen’; referater fra ulike leder- og avdelingsmøter, resultater fra internkontroll og avvikshåndtering, strategier, planer, utredninger
u Innfør tilgangsstyring som støtter opp under en effektiv bruk av systemet
u Innføre en mappestruktur i WebSak som gir et tettere forhold mellom de faktiske oppgavene man utfører og arkivnøkkel og mappestruktur. Dokumentasjon er bevis på transaksjoner og skal knyttes til en kontekst og sitt opprinnelige formål.
Funn
Norsk arkivstandards (Noark 5) formål er å sikre at elektroniske arkiv kan avleveres for bevaring for fremtiden.
u Arkivfunksjonen er usikker på status og dokumentasjon på kassasjons- og bevaringsplaner
Tiltak
u Verifisere og oppdatere kassasjons og bevaringsplaner for arkivmaterialet i WebSak, i
Visma arkivkjerne og papirarkivene
u Startet arbeidet med å lage en oversikt over papirarkivene, økonomiske rammer for ordning og avlevering, og frist for ferdigstillelse.
u Inngått avtale med IKA Oppland og Hedmark for avlevering og ordning av papirarkivene
Funn
Nærhet til arbeidsprosesser og til saksbehandlere og ledere er fundamentalt viktig i dokumentasjons- og arkivforvaltning.
u «Arkivtjenesten er serviceinnstilt, hjelpsomme og hyggelige»
u «Savner et godt introduksjonsprogram til dokumentforvaltning og arkivering ikke bare hvordan WebSak skal brukes»
u «Opplæring og støtte må intensiveres og grunntrening må følges opp av flere skreddersydde opplæringer basert på behov»
u Arkivtjenesten selv mener at de bruker «mye tid og unødig og ressurser på arkivfaglige kontrolloppgaver og
«kvalitetssikring» De blir en flaskehals og innsatsen de legger ned ikke står i forhold til gevinstene»
u «Journalføring er den største tidstyven – vi journalfører hvert enkelt dokument – riktig arkivsak, tittel og dato»
u «Mye supportsaker kommer fordi tilgangsstyring er for stram i WebSak»
u «For mange manuelle rutiner og regler på gule lapper – han skal ha papir, hun skal ha kopi av disse dokumentene»
Tiltak
u Automatisere regelstyrte arkivprosesser som frigjør tid og ressurser
u Åpne opp for at merkantilt personell og saksbehandlere og ledere kan gjøre mer selv – fordeling av saker, avslutte
saker, journalføre
u Forsterke satsningen på opplæring og brukerstøtte. Formidle nytteverdi, tilpasse opplæringen og gjøre det i et språk som brukeren forstår. Ta hensyn til brukernes behov, ønsker og begrensninger. Gi brukerne gode opplevelser.
Forslag på tiltak
Gevinster (bidraget)
Hva vil vi virksomheten skal oppfatte som arkivfunksjonens sterkeste bidrag?
Kostnadseffektivitet
Produktkvalitet Brukertilfredshet
Tiltak 1: Utarbeide et styringsdokument som del av
internkontroll for informasjons- og dokumentforvaltning
Styringsdokument skal gi en oversikt over og
sette retning for
en fremtidsrettet saksbehandling, dokument- og arkivforvaltning. Styringsdokumentet erstatter den tradisjonelle arkivplanen og skal inneholde beskrivelse av:
u Organisering, ansvar og myndighet
u Visjon mål og retning for arkiv- og dokumentforvaltningen
u Lover og overordnede retningslinjer
u Oversikt over informasjonsarkitektur og arkivbeholdning
u Interkommunalt samarbeid (anskaffelser og innkjøp)
u Oversikt over dokumentasjonskrav i tjenesteområdene
u Bevarings- og kassasjonsbestemmelser
u Avleverings- og periodiseringsplaner
u Informasjonssikkerhet og dokumentsikkerhet
u Kompetansekrav og tiltak for arkivtjenesten
u Kompetansekrav, opplæring og støtte til saksbehandlere/brukere
u Risikohåndtering og tiltak
Arbeidet med å utarbeide styringsdokumentet må gjøres i samarbeid med fagressurser fra stab/støtte og tjenesteområdene.
Tiltak 2: Revitalisere bruk av sak-arkivsystemet WebSak og
forsterke opplæring
u Det er nødvendig med en gjennomgang av funksjonalitet, arkivstruktur, tilgangsstyring og generell bruk av systemet. WebSak må settes opp til å støtte prosessstyrt arbeids- og dokumentflyt og arkivering. Vurdere om rammeverket til Acos Eiendom kan gjenbrukes på flere arbeidsprosesser i kommunen.
u Arkivfunksjonen må sette seg godt inn i funksjonaliteten i den nye versjon og hvilke muligheter den gir og forberede og prioritere effektiv og målrettet opplæring og støtte.
Arbeidet bør initieres i forbindelse med den planlagte oppgradering av WebSak ved
innføring av Acos Eiendom.
Tiltak 3: Beslutte arkivtjenestens rolle som arkivfaglig
kompetansesenter
……… og vurdere konsekvensene det har for kompetanse og ressurser.
u Arkivtjenesten og arkivleder må ha et klart mandat som beskriver hvilken rolle, myndighet og ansvar de har for en fremtidsrettet informasjons- og dokumentforvaltning i Østre Toten kommune. Det vil ha konsekvenser for hvilke oppgaver arkivtjenesten skal gjøre, ressurser til rådighet og hva som kreves av kompetanse. Planmessige tiltak for fylle rollen må utarbeides.
Takk for meg og lykke til !!
Veldig hyggelig og spennende å bli kjent med dere i Østre Toten kommune
