Opp ett nivå

Kartlegging av dokument- og arkivforvaltning i ØTK 2018 - rapport

Kartlegging av dokument- og arkivforvaltning

Østre Toten Kommune

Gjennomført av Aud Marit Wegger

Dato: 05.02.2018

Versjon: Godkjent av oppdragsgiver

Innhold

1. Innledning

Østre Toten kommune har som mål å bevege seg fra papirbasert dokumentflyt og arkivering til en moderne elektronisk arkiv- og dokumentforvaltning. Dette er i tråd med kommunens overordnede digitaliseringsstrategi.

Hensikten med kartleggingen har vært å fremskaffe et helhetlig bilde av arkiv- og dokumentforvaltning, status på området, og om kommunen tenker ‘riktig’, som grunnlag for eventuelle beslutninger om å gjøre nødvendige tiltak.

Rapporten dokumenterer funn fra intervjuene og foreslår tiltak i form av anbefalinger til oppdragsgiver.

2. Gjennomføring

Kartleggingen er gjennomført primært som intervjuer med nøkkelpersoner. Forberedelser til kartleggingen har inkludert gjennomgang av overordnede styrende dokumenter og annen relevant informasjon som setter føringer for kommunens arkiv- og dokumentforvaltning. Gjennomgangen av dokumentene la også grunnlaget for den endelig utformingen av hvilke temaer som ble drøftet i intervjuene.

Følgende dokumentasjon er gjennomgått:

Dokumentasjon	Dato
Strategimelding for digitalisering	30.04.2016
Strategimelding for digitalisering i Østre Toten kommune	2017
Organisatorisk styring	2017
Arkivplan for Østre Toten kommune	01.01.2017
Oversikt over opplæring i SvarUt	2017
Slik styres internkontrollen i Østre Toten kommune	2018
Ulike prosedyrer og rutiner for arkiv- og dokumentforvaltning i Kvalitetslosen
Retningslinjer for elevmapper/skolearkiv i Østre Toten kommune	2014

Hvem som ble intervjuet ble bestemt i samråd med oppdragsgiver. I utvalget er det tatt hensyn til behovet for å ha representert ulike meninger og erfaringer med arkiv- og dokumentforvaltning.

Følgende personer er intervjuet:

Navn	Rolle
André Alves	Prosjektleder - digitalisering
Arne Raddum	Leder IKT
Merete Godard	Konstituert fagleder arkiv
Mari Anne Frydenberg	Fagleder politisk sekretariat
Mari Bjørnstad Grønlie	Kommunikasjon
Bent Olav Engesveen	Enhetsleder heldøgnstjenester
Agnes Kathrine R. Hagaseth Siri Almlien	Barnevernleder Systemansvarlig fagsystemet
Ellen Kari Aalstad	Skolesjef
Hans Morten Blikseth	Leder plan og næring
Gunn Johansen	Saksbehandler – startlån
Bård Henriksen	Brannsjef
Turid Fiskevold Sommerstad	HMS
Elisabeth Harrang	Leder vann og avløp
Ivar Dahl	Økonomisjef
Malin Iversen	Barnehagesjef
Ann Kristin Enger	Leder for læringssenteret
Inga Jociene	Personal
Kjersti Krageberg Aud Onstad	Kulturleder Kulturkonsulent
Aslaug Dæhlen	Rådmann
Bjørn Bollum	Kommunalsjef
Tove Gjestvang	Personalkonsulent
Ellen Barlind	Stedfortreder for enhetsleder Tildeling
Kim Åge Stenseth	Avdelingsleder avlastning
Håkon Kolden	Enhetsleder hjemmetjenesten
Lisbet Kjøniksen	Kommunalsjef – helse, omsorg og velferd
Kjell Erik Vingebakken	Rektor Hoffsvangen barneskole
Torkel Andersen Cecilie Ramsberg	Rektor ved Lena ungdomsskole Merkantil ressurs
Guro Grinvoll Jensen	Helsestasjonsleder
Karl Arne Witzø	Stedfortreder for Eiendomssjef

3. Om Østre Toten kommune

Østre Toten kommune er en 3.0-kommune som forenklet betyr, at kommunen fortsatt skal yte tjenester men innbyggerne må også bidra til fellesskapet. Målet er å yte gode tjenester med høy brukertilfredshet med mindre ressursbruk. Kommunen må kunne håndtere en kombinasjon av frivillighet og utstrakt bruk av teknologi.

Kommune 3.0 forutsetter

et godt samarbeid mellom innbyggere, myndigheter, ulike forvaltningsenheter og leverandører av teknologi og løsninger.
enkle løsninger, gjenbruk av data og systemer og god ivaretagelse av krav til personvern og informasjonssikkerhet.

Kommunens virksomhet er organisert i de fire sektorene; Oppvekst, Helse sosial og velferd, Samfunnsutvikling og Stab og støtte.

Dokumentforvaltning og kommunale arkiver

er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivene skal være innrettet slik at de kan gjøres tilgjengelige for nå- og ettertiden.

Ifølge Arkivmeldingen - Meld. St. 7(2012-2013) er håndtering av digitale arkiver den største utfordringen på arkivområdet.

Kommunen bruker post-, saksbehandlings- og arkivsystemet WebSak basis og Fokus (Acos). KS SvarUT er koblet til WebSak og muliggjør elektronisk utsendelse av informasjon og dokumentasjon.

Sektor for Helse omsorg og velferd har egen Noark 5-godkjent arkivkjerne for automatisk arkivering fra sine spesialiserte fagsystemer (Visma). KS SvarUT er koblet til fagsystemene og løsningene ligger i sikker sone.

Plan og næring er i ferd med å innføre Acos Eiendom for å jobbe digitalt med arbeidsprosessene byggesak, plansak, delesak og oppmålingssak. Acos Eiendom har ferdig oppsatte arbeidsflyter som leder saksbehandler gjennom arbeidsprosessene og som sørger for at dokumentasjonen blir sporbar, arkivert og tilgjengeliggjort.

Digitalisering

Kommunen har satt i gang et imponerende digitaliseringsarbeid som støtter opp under kommune 3.0- visjonen, og omfatter både digitalisering av interne arbeidsprosesser og digital kommunikasjon med innbyggere. Begge deler får konsekvenser for arbeids- og dokumentflyt og arkivforvaltning.

En evaluering av digitaliseringsarbeidet er beskrevet i Strategimelding for digitalisering i Østre Toten kommune. I evalueringen pekes det på fortsatt behov for å operasjonalisere rammeverket (digitaliseringsstrategien), og ha fokus på digitalisering av arbeidsprosesser og se hele verdikjeden.

Nedenfor følger noen tilbakemeldinger fra intervjuene som innspill til tiltak og retning på det videre arbeidet med digitalisering.

Funn

«Tut og kjør på med digitalisering - dette er en spennende brytningstid for kommunen»
«Vi er endringsvillige men utfordringen er å stå i endring»
«Bra at vi har noen i kommunen som er pådrivere for digitalisering»
«Vi trenger å bli pushet men vi trenger også å få tid til å henge med i svingene»
«Trenger en oversikt over alle initiativene der de er satt inn i en sammenheng og hvor prioriteringene kommer fram»
«Skjer mye internt i kommunen –mange prosjekter som ikke lander»
«Fokus må også være på å skjære ned på antall systemer og i stedet gjenbruke systemer og integrere. Utnyttelsesgraden på mange systemer virker liten»
«Hvordan samspille for å få gode prosesser bør være fokus ikke bare tre nye systemer ned over hodet»
Ikke glem de små endringene som kan lette hverdagen vår. Automatisk svar på at søknad er mottatt og automatisk svar på telefon er eksempel på slike»
«Endringsvillighet og driv i kommunen. Utfordringen er at ting må henge sammen mellom stab/støtte og de andre tjenesteområdene. Kjenner vi utviklingsmålene til hverandre godt nok?»
«Å ha ledelse på digitalisering i egen enhet er viktig»
«Enhetene må involveres hvis man skal lykkes med endring
«Digitalisering av arbeidsprosesser i stab/støtte må ikke føre til at arbeidsoppgaver flyttes ut til de andre enhetene og føre til merarbeid»
«Ikke glem at det handler om involvering, samarbeid, kommunikasjon, læring og erfaringsdeling»

4. Helhetlig informasjonsforvaltning

Helhetlig informasjonsforvaltning handler om å sette organisasjon, informasjons- og dokumentasjonsfaglig kompetanse og relevant teknologi inn i en forretningssammenheng slik at:

informasjon og dokumentasjon representerer en ressurs
dokumentasjonskrav og -behov er sikret
lovkrav etterleves
saksbehandling, dokumentflyt og arkivforvaltning er effektiv, sporbar og transparent
kommunikasjon og kunnskapsdeling skjer på tvers i virksomheten
utnyttelse av ressurser og valgt teknologi og løsninger er optimal

Funn

Helhetsansvaret for informasjons- og dokumentforvaltning i Østre Toten kommune mangler.

Mangler internkontroll for informasjons- og dokument- og arkivforvaltning
Mangler en samlet beskrivelse av dokumentasjonskrav og lovkrav i prosessene innen hvert tjenesteområde
Livssyklus-perspektivet på informasjon og dokumentasjon ikke godt nok ivaretatt
Roller og ansvar og myndighet er ikke tydelig definert og kommunisert
Arkivfunksjonen er usikker på sitt mandat/ansvar
Uklar informasjonsarkitektur som klart definerer hvilke systemer som skal brukes til hva

Risiko

Informasjons- og dokumentforvaltning blir ikke drevet av forretningsmessige behov
Svekket omdømme på grunn av revisjons- og tilsynsanmerkninger.
Merarbeid og usikkerhet ved lovendringer
Ledere og ansatte er usikker på hva som faktisk gjelder

Tiltak

Innføre internkontroll for informasjons- og dokumentforvaltning som gir en oversikt over og
setter retning for
en fremtidsrettet saksbehandling, arkiv- og dokumentforvaltning. Den erstatter den tradisjonelle Arkivplanen og må inneholde:
- Organisering, ansvar og myndighet
- Visjon mål og retning for arkiv- og dokumentforvaltningen
- Lover og overordnede retningslinjer
- Oversikt over informasjonsarkitektur og arkivbeholdning
- Interkommunalsamarbeid (anskaffelser og innkjøp)
- Oversikt over dokumentasjonskrav i tjenesteområdene
- Bevarings- og kassasjonsbestemmelser
- Avleverings- og periodiseringsplaner
- Informasjonssikkerhet og dokumentsikkerhet
- Kompetansekrav og tiltak for arkivtjenesten
- Kompetansekrav, opplæring og støtte til saksbehandlere/brukere
- Risikohåndtering og tiltak

Definere og kommunisere hvilket ansvar og myndighet prosess-, informasjon- og systemeiere har og hvordan det skal utøves.

Tydeliggjøre arkivleders og arkivtjenestens ansvar og mandat. Arkivtjenesten må settes i stand til å ivareta arkivansvaret i hele virksomheten.

5. Fagsystemer og informasjonsarkitektur

Med informasjonsarkitektur menes ett eller flere fagsystem som til sammen tilrettelegger for en effektiv saksbehandling, dokumentflyt og arkivering av dokumentasjon. Østre Toten kommune har valgt å satse på et fåtall strategiske system/løsningsleverandører. De ønsker å vektlegge behov mer enn krav i dialog med sine leverandører. Fagsystemene er eid av de ulike enhetene, tilpasset arbeidsprosessene de skal løse.

Funn

Til dels uklart hvordan fagsystemer og arkiv skal samspille og hvilke systemer som skal brukes til hva og hvordan de skal brukes.

Mangler sikre og effektive samhandlingsløsninger internt som kan erstatte fellesområder og Outlook
Filserver brukes som samhandlingsverktøy og dokumentlager
WebSak slik den er innført støtter ikke arbeidsprosessene godt nok for enhetene

Bygg og eiendom, Vann og avløp og Plan og næring.

Mangler arkivering av dokumentasjon fra Kvalitetslosen, Prosjektveiviseren, Prosjekthotell.

Risiko

Systemer innføres uten at man ivaretar helheten – fokus blir på å dekke funksjonelle behov
Mye dokumentasjon blir ikke arkivert ved at journalføring- og arkivkrav ikke er avklart ved innføring av nye systemer
Systemer/løsninger blir for vanskelig og lite intuitive til at man bruker de

Tiltak

IKT verktøy og løsninger må innføres slik at de støtter de ulike tjenesteområdenes arbeidsprosesser og muliggjøre dokumentflyt og deling på tvers. Ta hensyn til de ulike behovene hvert tjenesteområde har – arbeidsprosesser,

dokumentasjonskrav, lovverk, kompetanse, ressurser, kompleksitet. ‘One size

does not fit all’.

Det må være integrasjoner mellom fagsystemer og arkivkjerne som gjør at dokumentasjon blir fanget i alle virksomhetsprosesser etter felles retningslinjer

Journalføring og arkiveringsbehovene skal være avklart og ivaretatt før nye løsninger tas i bruk. Alle systemer med journalfunksjoner skal være dokumentert.

WebSak må settes opp til å støtte prosess-styrt arbeids- og dokumentflyt og arkivering.

6. Lovverk

Alle virksomheter har dokumentasjonsplikt og krav de er underlagt som gjør at de må ha retningslinjer, rutiner og verktøy som sørger for nødvendig dokumentfangst. For offentlige virksomheter er dette eksplisitt uttrykt gjennom arkiv- offentlighets- og forvaltningsloven. Lovverket sier også at ansvaret skal være klart definert.

Funn

Mange lover stiller krav til dokumentasjonsplikt, dokumenthåndtering og informasjonssikkerhet i kommunen.

Mange opplever at ‘unntatt offentlighet’ er vanskelig og savner tydelig praksis

for innsyn og meroffentlighet

Risiko

Mye tid til oppfølging og korrigerende tiltak som følge av tilsynsanmerkninger
Usikkerhet for hva som faktisk gjelder gir merarbeid og unødig ressursbruk
Svekket omdømme og uønsket oppmerksomhet som en virksomhet som «ikke er å stole på»

Tiltak

Få en tydelig oppfatning og oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder, og hvilke konsekvenser dette har for informasjons- og dokument- og arkivforvaltningen

Retningslinjer for hvilken dokumentasjon som er unntatt offentlighet, håndtering av innsynsforespørsler og hensynet til meroffentlighet må utredes
sammen med hvert tjenesteområde
ihht til gjeldene lover og regelverk.

Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjelmet i lov.

Dokumentasjon som ikke skal på offentlig postjournal:

Pasient- og klientsaker, personal-, elev- og barnehagebarn sine saksmapper og kommuneadvokaten sitt arkiv er saksområder som i sin helhet holdes utenfor. Partsinnsyn er hjemlet i forvaltningsloven § 18.

7. Informasjonssikkerhet

Med informasjonssikkerhet menes alle tiltak som er iverksatt for å sikre at informasjon og dokumentasjon ikke er tilgjengelig uten autorisasjon (konfidensialitet) eller utilsiktet kommer på avveie, at informasjon og dokumentasjon ikke uautorisert endres eller ødelegges (integritet) og at informasjon er tilgjengelig og anvendelig for medarbeidere slik at lovpålagte arbeidsprosesser og oppgaver kan utføres (tilgjengelighet).

Informasjonssikkerhetsansvaret er tillagt leder IKT i Østre Toten kommune.

Funn

Mye dokumentasjon i kommunens fagsystemer krever ekstra fokus på informasjonssikkerhet.

Alle fagsystemer og elektronisk arkiv innenfor Helse sosial og velferd ligger i sikker sone
«Tilgangsstyring i WebSak er for stram og til hinder for effektiv tilgang til og gjenbruk av dokumentasjon
Bruk av filserver for lagring og deling av informasjon kan være en sikkerhetsrisiko
Kommunen har fortsatt noen manuelle rutiner som kan være en sikkerhetsrisiko; utskrift, håndtering av dokumentasjon på papir
«viktig å øke forståelsen for informasjonssikkerhet og hva det betyr for meg»
«hva av det vi gjør er mest sikkerhetsutsatt»

Risiko

Omdømmetap ved at informasjon og dokumentasjon ikke gjenfinnes og eller kommer på avveie eller urettmessig tilgjengeliggjøres internt og/eller eksternt
Risiko for tap av informasjon og dokumentasjon som ligger på fellesområder på filserver
Risiko for at det ligger gradert informasjon på fellesområder eller personlige områder på filserver eller i Outlook

Tiltak

Kommunisere og gjøre kjent mål, strategi og internkontroll for informasjonssikkerhet og internkontroll for alle ansatte i kommunene

Etablere en «sikkerhetsgruppe» bestående av sikkerhetsansvarlig, prosjektleder for digitalisering, arkivleder og fagpersoner, som kan gjennomføre risikovurderinger av systemer og risikovurdere enkelte prosesser

Tilby gode løsninger for samhandlings- og arbeidsrom som reduserer bruk av filserver

Innføre «follow me» print løsning (planlagt i 2018)

Gjennomgå og tilpasse tilgangsstyring i WebSak slik at man oppnår effektive arbeidsprosesser ved at dokumentasjon blir tilgjengelig for de som trenger den

Skole og barnehage skal bruke WebSak for arkivering. Før innføring av elektroniske elevmapper og barnemapper må det gjennomføres en risikovurdering i samarbeid med enhetene.

8. Sak og arkivsystemet WebSak

Målet med elektronisk dokument- og arkivforvaltning er øke dokumentfangst og heve kvaliteten på lagring, bevaring og gjenfinning av dokumentasjon. Vi må tilpasse arkivrutinene til saksbehandling og arbeidsprosesser og ikke omvendt. Arkivets egne prosesser (arkivering, validering, konvertering, periodisering, deponering og kassasjon) bør automatiseres.

Funn

WebSak er lite funksjonell slik den er satt opp og støtter ikke arbeidsprosesser og dokumentflyt godt nok.

Funksjoner som finnes i systemet er ikke tatt i bruk
Tilgangsstyring er for stram og hindrer effektiv bruk av systemet
«Kan ikke brukes til å jobbe sammen om utarbeidelse av dokumenter»
«Oppgraderingen for tre år siden ble bare gjort ut fra teknisk formål uten å involvere organisasjonen. Integrasjoner ble borte, funksjonalitet ble borte»
«Største utfordringen er at alle skal kunne ta løsningen i bruk»
«Lite bruk gjør at brukerterskelen blir veldig høy for meg»
«Plan og næring blir en er foregangsenhet for bruk av WebSak»
«Klagesaker dobbeltlagres i fagsystem og i WebSak»

Risiko

Kostnadsdrivende fordi løsningen er leverandørstyrt i stedet for at de forretningsmessige behovene styrer utviklingen av WebSak
Alternative løsninger brukes (filserver) fordi funksjonalitet som brukeren trenger for å kunne jobbe effektivt mangler
Bryter lovpålagte krav til journalføring og arkivering fordi systemet ikke brukes

Tiltak

De forretningsmessige behovene må styre bruk av WebSak.

Ta i bruk funksjoner som finnes i systemet og som støtter saksbehandling og arbeidsflyt; godkjenning, stedfortreder, oppfølging av frister, fordelingskurver for ledere, rapporteringsverktøy, statistikk, restanseoppfølging

Innfør tilgangsstyring som støtter opp under en effektiv bruk av systemet

Beslutte at WebSak også skal brukes i ‘internforvaltningen’; referater fra ulike leder- og avdelingsmøter, resultater fra internkontroll og avvikshåndtering, strategier, planer, utredninger

Ta i bruk systemet for samhandling om dokumenter og ‘dokumenter under arbeid’ der det er effektivt

Innfør funksjonsbasert arkivnøkkel og mappestruktur i WebSak som gir et tettere forhold mellom de faktiske oppgavene man utfører og arkivnøkkel og mappestruktur. Dokumentasjon er bevis på transaksjoner og skal knyttes til en kontekst og sitt opprinnelige formål. En funksjonsbasert arkivnøkkel og struktur gir fordeler som:
- Enklere automatisering av arbeidsprosesser, dokumentflyt og arkivering
- Enklere integrasjon med fagsystemer
- Enklere søk og gjenfinning av dokumentasjon
- Enklere å definere «en sak» og å avslutte en sak
- Enklere å føre kontroll med gradering, taushetsbelagt informasjon eller informasjon unntatt offentlighet
- En forutsetning for å automatisere bevaring og kassasjon av

arkivmateriale

9. Bevaring og kassasjon

Norsk arkivstandards (Noark 5) formål er å sikre at elektroniske arkiv kan avleveres for bevaring for fremtiden. Ifølge arkivloven § 9 kan ikke offentlige arkiver kasseres med mindre det foreligger hjemmel i arkivloven med forskrifter eller godkjennelse fra Riksarkivaren. Arkivforskriften § 3-14 stiller krav om at offentlige organer må dokumentere hva slags arkivmateriale som er kassert.

I 2014 kom det nye bestemmelser om bevaring og kassasjon for kommunal sektor. Ifølge Riksarkivarens forskrift kapittel IV, § 4-5 må kommunen fastsette kassasjonsfrister for arkivmateriale som ikke skal bevares for all tid.

Funn	Arkivfunksjonen er usikker på status og dokumentasjon på kassasjons- og bevaringsplaner
Risiko	Tilsynsanmerkninger og pålegg
Tiltak	Verifisere og oppdatere kassasjons og bevaringsplaner for arkivmaterialet i WebSak, i Visma arkivkjerne og papirarkivene Startet arbeidet med å lage en oversikt over papirarkivene, økonomiske rammer for ordning og avlevering, og frist for ferdigstillelse. Inngått avtale med IKA Oppland og Hedmark for avlevering og ordning av papirarkivene Det vil fortsatt være behov for å ha godkjente arkivlokaler (nærarkiv) for papirarkiver på Rådhuset

10. Arkivtjenesten

En moderne arkivtjeneste har ansvar og oppgaver som går utover de tradisjonelle oppgavene som kun er å ta imot og arkivere dokumenter. Arkivtjenesten må bidra som aktiv forvalter av kommunens totale ‘dokumentasjons og informasjonsbank’. Den må legge til rette for sikker lagring og presis gjenfinning, understøtte effektive arbeidsprosesser for ledere og ansatte i alle sammenhenger der dokumentflyt og arkivering inngår. Den må sikre sporbarhet til elektronisk saksbehandling og beslutninger og sørge for at krav nedfelt i lover og forskrifter og internt regelverk blir overholdt på en effektiv måte.

Moderne virksomheter trenger moderne arkivarer som tar rollen som endringsagenter i virksomhetene.

Funn

Nærhet til arbeidsprosesser og til saksbehandlere og ledere er fundamentalt viktig i dokumentasjons- og arkivforvaltning.

«Arkivtjenesten er serviceinnstilt, hjelpsomme og hyggelige»
«Savner et godt introduksjonsprogram til dokumentforvaltning og arkivering ikke bare hvordan WebSak skal brukes»
«Opplæring og støtte må intensiveres og grunntrening må følges opp av flere skreddersydde opplæringer basert på behov»
- Arkivtjenesten selv mener at de bruker «mye tid og unødig og ressurser på arkivfaglige kontrolloppgaver og «kvalitetssikring» De blir en flaskehals og innsatsen de legger ned ikke står i forhold til gevinstene»
- «Journalføring er den største tidstyven – vi journalfører hvert enkelt dokument –

riktig arkivsak, tittel og dato»

«Mye supportsaker kommer fordi tilgangsstyring er for stram i WebSak»
«For mange manuelle rutiner og regler på gule lapper – han skal ha på papir, hun skal ha kopi av disse dokumentene»

Risiko

Arkivtjenesten bruker mye tid på mindre viktige oppgaver
Det blir ikke tid til å tilby tjenester som gir større gevinster for saksbehandlere og ledere i virksomheten
Arkivtjenesten mister/går glipp av viktig kunnskap og kompetanse og blir utenfor den digitale reisen som kommunen er i gang med

Tiltak

Automatisere regelstyrte arkivprosesser som frigjør tid og ressurser

Prioriter oppgaver og tilrettelegg for å tilby tjenester som er basert på tjenesteområdenes behov – faglig rådgivning, opplæring og støtte

Åpne opp for at merkantilt personell og saksbehandlere og ledere kan gjøre mer selv – fordeling av saker, avslutte saker, journalføre

Forsterk satsningen på opplæring og brukerstøtte. Formidle nytteverdi, tilpasse opplæringen og gjøre det i et språk som brukeren forstår. Ta hensyn til brukernes behov, ønsker og begrensninger. Gi brukerne gode opplevelser.

Jobb systematisk med egen kompetanseheving
- Tilegne seg kunnskap om hvordan man får oversikt over, og jobber med utfordringer knyttet til forvaltning av elektroniske arkivsystemer i virksomheten, og kjenne til ulike strategier for beste praksis og gevinstrealisering.
- Erverve god virksomhetsforståelse og kunnskap om lovverk og forvaltningsskikk
- Styrke digital kompetanse og deltakelse i digitaliseringsarbeid
- Etablere nettverk med prosjektleder for digitalisering, IT og andre fagpersoner

I forstudien til SKATE (styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) sier arbeidsgruppen at inntrykket

«er at virksomheter som har lykkes med dokumentasjonsforvaltning har et godt etablert samarbeid på tvers av fagmiljøer. Videre løftes reell operativ myndighet og graden av etterlevelse i virksomheter når øverste ledelse har et bevisst forhold til dokumentasjonsforvaltning og sørger for at arkivansvarlig involveres i viktige fora for beslutninger.»

11. Prioritering av tiltak

Østre Toten kommune har mange gode initiativer og løsninger innenfor elektronisk informasjons-, dokumentforvaltning og arkivering. Men med utgangspunkt i funnene fra kartleggingen og vurderinger av mulige konsekvenser mener jeg at det kreves et fortsatt systematisk og planmessig arbeid på området. Tydelig ansvar og mandat må på plass, og lovverk og forretningsmessige behov og krav og kompetanse må ligge til grunn for å utøve en faglig god og dokumentert informasjons- og dokumentforvaltning i hele virksomheten.

På dette grunnlaget anbefales følgende prioriterte tiltak:

1. Utarbeide et styringsdokument som del av internkontroll for informasjons- og dokumentforvaltning

Styringsdokument skal gi en oversikt over og

sette retning for

en fremtidsrettet saksbehandling, dokument- og arkivforvaltning. Styringsdokumentet erstatter den tradisjonelle arkivplanen og skal inneholde beskrivelse av:

Organisering, ansvar og myndighet
Visjon mål og retning for arkiv- og dokumentforvaltningen
Lover og overordnede retningslinjer
Oversikt over informasjonsarkitektur og arkivbeholdning
Interkommunalsamarbeid (anskaffelser og innkjøp)
Oversikt over dokumentasjonskrav i tjenesteområdene
Bevarings- og kassasjonsbestemmelser
Avleverings- og periodiseringsplaner
Informasjonssikkerhet og dokumentsikkerhet
Kompetansekrav og tiltak for arkivtjenesten
Kompetansekrav, opplæring og støtte til saksbehandlere/brukere
Risikohåndtering og tiltak

Arbeidet med å utarbeide styringsdokumentet må gjøres i samarbeid med fagressurser fra stab/støtte og tjenesteområdene.

2. Revitalisere bruk av sak-arkivsystemet WebSak og forsterke opplæring

Det er nødvendig med en gjennomgang av funksjonalitet, arkivstruktur, tilgangsstyring og generell bruk av systemet. WebSak må settes opp til å støtte prosess-styrt arbeids- og dokumentflyt og arkivering. Vurdere om rammeverket til Acos Eiendom kan gjenbrukes på flere arbeidsprosesser i kommunene.

Arkivfunksjonen må sette seg godt inn i funksjonaliteten i den nye versjon og hvilke muligheter den gir og forberede og prioritere effektiv og målrettet opplæring og støtte.

Arbeidet bør initieres i forbindelse med den planlagte oppgradering av WebSak ved innføring av Acos Eiendom.

3. Beslutte arkivtjenestens rolle (mandat) som arkivfaglig kompetansesenter og vurdere konsekvensene det har for kompetanse og ressurser

Arkivtjenesten og arkivleder må ha et klart mandat som beskriver hvilken rolle, myndighet og ansvar de har for en fremtidsrettet informasjons- og dokumentforvaltning i Østre Toten kommune. Det vil ha konsekvenser for hvilke oppgaver arkivtjenesten skal gjøre, ressurser til rådighet og hva som kreves av kompetanse. Planmessige tiltak for fylle rollen må utarbeides.

12. Vedlegg: Eksempel funksjonsbasert arkivnøkkel og struktur

Et funksjonsbasert arkiv er basert på en analyse av virksomhetens funksjoner, gjennomføringen av disse, og dokumentasjonen som dannes som følge av funksjonene.

Begrepene som brukes er funksjon, prosess og transaksjon. Under er et eksempel fra Oslo Kommune (Legg merke til at bevaringsvurdering er satt på noe som muliggjør automatisk bevaring og kassasjon)

Hvis arkivet deles inn i ulike arkivdeler kan man lage en struktur som er ordnet basert på hvilke objekter arkivmaterialet omhandler, f.eks. personnummer, gårds - og bruksnummer. Personalarkivet er et eksempel på objektbasert arkivering – en mappe pr ansatt ordnet på personnummer.
Bygg og Eiendom ga klart utrykk for behovet for en mappestruktur i WebSak som er objektorientert (gårds- og bruksnummer + navn: Østre Toten Rådhus). En mappe pr eiendom.

Mappe = Østre Toten Rådhus gr/br Undermappe (funksjon) = Forvaltning

Undermappe (prosess) = Utleie av eiendom Transaksjon (dokument) = Utleiekontrakt

Undermappe (funksjon) = Drift

13. Vedlegg: Kjekt å vite og følge med på

Vedlagt en oversikt over noen sentrale pågående nasjonale initiativ innen elektronisk dokument- og arkivforvaltning.

Arkivutredning - Bestilling fra Stortinget sommeren 2017

Bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner/regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og håndtering av digitale utfordringer

Arkivlovutvalg- Bestilling fra regjeringen høsten 2017

Revidering av arkivloven. Formålsparagraf og virkeområde spesielt nevnt. Grenseflater mot annet regelverk. Skal beskrive utfordringer og utviklingstrekk og gjennomgå oppgave- og ansvarsfordeling Frist 1.mars 2019.

SKATE – Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning

Strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitalisering av offentlig tjenesteområde blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen. Rådet skal være en viktig premissleverandør i vurdering av hvilke IKT-tiltak som bør gjennomføres og hvordan de skal finansieres. DIFI leder rådet og arbeidsutvalget, og har ansvar for sekretariatet. SKATE v/DIFI rapporterer til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Toppledere i virksomheter som har ansvar for nasjonale felleskomponenter er faste medlemmer, i tillegg inviteres det med et utvalg av statlige virksomheter som sitter for en periode av gangen. Det sitter også representanter fra KS og KommIT-rådet i SKATE.

SAMDOK – Samla samfunnsdokumentasjon

Startet høsten 2013 og har siden juni 2015 blitt eid av Riksarkivaren. Arbeidet ledes av en styringsgruppe hvor SAMDOK-partnerne er representert. SAMDOK-partnerne er: Norsk arkivråd, KS, Arkivverket, Arkivforbundet (tidl. LLP) og Arbark (Arbeiderbevegelsens arkiv).

SAMDOK har tre utvalgte arbeidsområder: arkiv i eForvaltning, kommunale arkiv, privatarkiv Innenfor hver av de tre arbeidsområdene er det nedsatt en delprosjektgruppe hvor partnerne er representert. Hver høst forslår delprosjektgruppene hvilke oppgaver SAMDOK skal prioritere det påfølgende året. Forslagene blir behandlet og endelig godkjent i Arkivverkets ledergruppe. For flertallet av de prioriterte oppgavene blir det opprettet arbeidsgrupper.

Digitaliseringsrådet – opprette av Regjeringen

Skal hjelpe statlige virksomheter i å lykkes med digitaliseringsprosjekter. Rådet skal også bidra til at statlige etater skal lære av hverandres suksesser og feil. Digitaliseringsprosjekter med budsjett på mellom 10 og 750 millioner kroner anbefales å kontakte Digitaliseringsrådet, men ordningen er frivillig.

Digitaliseringsrådet er en del av Kommunal- og moderniseringsdepartementets program for bedre styring og ledelse i staten. DIFI stiller med ressurser til sekretariatet og forbereder sakene som er meldt inn til rådet. Det er åtte medlemmer i rådet. Medlemmene består av en forsker, IKT-direktører og virksomhetsledere fra offentlig og privat tjenesteområde. Digitaliseringsrådet skal som hovedregel ha behandlet et innmeldt prosjekt innen 3 uker.

KommIT-rådet

Et rådgivende utvalg i KS innen digitalisering. Rådet skal bidra både med interessepolitisk og utviklingsrettet arbeid i KS, f.eks. den nye digitaliseringsstrategien i kommunetjenesteområdene. Rådet møtes fire til fem ganger årlig.

Laster...